便利な留守電機能を活用し、大量に届く夜間注文に対応!

ジャンル
テレコミュニケーション向け商品
クライアント
東京都 卸業様
従業員数
約20名
業種
業務用酒類、飲料、洗剤、お米等を飲食店に販売(取扱いアイテムは4000点)
課題
  • 夜間に注文が入ることが圧倒的に多い。夜間の電話注文に対しては留守番電話装置を使用しているが、翌朝に大量の留守電を再生して対応しており、効率が悪い。また対応件数もスタッフによりバラつきが出てしまう。
  • FAXのよる注文も多いが、現在は同時に1つの受信しかできないのでFAXが繋がらない事があると言われている。

導入の背景

ビジネスホンがリース切れ。酒類卸メインのため、飲食店からの注文は夜間が多い。

今回、事務機販売店様が現状他社設備のリース切れをきっかけに、LEVANCIOを自社のお客様に販売頂きました。新しい設備を導入するからには、現状不便な点を改善する提案をして欲しいとご要望がありました。
お客様が酒類を扱う飲食店が多いため、注文がどうしても夜間に集中し、翌朝に注文の対応されていましたが効率が悪く、お困りでした。
 

導入のポイント

大量に届く夜間注文に対して、留守電BOXを活用し業務効率を改善!

①電話による注文は、3つの留守電BOXにほぼ均等に録音されるので、スタッフが各々対応できるようになり、大量の注文をスピーディに処理できるようになりました。またスタッフの仕事も平準化ができ、業務効率が向上しました。

②ファクシミリによる注文は、既設の複合機はFAXポートを増設し、3本まで同時に受信ができるようにしました。 ちょっとした工夫で兼ねてからのお客様の課題をクリアできました!

③電話回線の見直しによる通信費の削減。ひかり電話オフィスエース導入で、毎月の通信費を約40%、コストダウンを実現しました。
 

導入前

導入前

夜間(無人)に大量の注文が入り、1台の留守電装置に全て録音される。
翌朝スタッフが手分けして捌いているが効率が悪い‥

お客様からはFAXがつながらない事があると言われることがある。

導入前のイメージ

導入後

導入後

LEVANCIOの留守電機能で3つのBOXに録音された注文を、スタッフがそれぞれ同時に確認。
効率良く注文に対応できます。

既設のFAXはFAXポートを増設し、3本同時に受信可能、もう話中でFAXがつながらないことがなくなりますのでお客様にご迷惑がかかりません!

導入後のイメージ

お客様の声

担当者のコメント

久しぶりに事務機販売店様と一緒にお仕事をさせて頂きました。商談の最初から最後まで、大変勉強になりました。手持ち機能もちょっとした工夫でグレードアップした見せ方ができました。

今回のような業種のお客様は同じお悩みをお持ちかもしれませんので、また提案したいと思います。